Découvrez comment créer une structure de dossiers de base dans un environnement Stockage en ligne en quelques étapes seulement : accédez au service et configurez la structure.
Aujourd’hui, toute entreprise doit, au minimum, mettre en place une structure de dossiers de base pour pouvoir gérer et organiser toute la documentation qu’elle traite. Ce tutoriel décrit la procédure de création d’une telle structure sur la plateforme Jotelulu, en simulant l’activité d’une entreprise fictive comportant plusieurs départements.
Comment créer une structure de dossiers dans votre environnement Stockage en ligne ?
Configuration ou conditions préalables
Pour mener à bien ce tutoriel et définir une structure de dossiers dans un environnement Stockage en ligne, vous devez remplir les conditions préalables suivantes :
- Vous devez avoir préalablement mis en service Stockage en ligne. Pour plus d’informations sur la procédure, consultez le tutoriel suivant : Comment déployer un environnement de stockage en ligne.
Étape 1. Accédez au service Stockage en ligne
Dans le tableau de bord initial, cliquez en haut de la carte Stockage en ligne (1).
Une fois l’abonnement Stockage en ligne ouvert, accédez à la sous-section Structure (2) dans le menu de gauche de la plateforme et cliquez sur Démarrer (3) pour lancer la procédure.
Étape 2. Nommez et créez des dossiers
Pour créer une structure de dossiers, nommez-la (4) puis cliquez sur Créer (5). Une fois le premier dossier créé, créez le suivant en cliquant sur le bouton « Nouveau dossier » (6).
Vous créez ainsi la structure principale de dossiers. Si vous souhaitez créer des sous-dossiers à l’intérieur de chaque dossier principal, il suffit de cliquer sur le dossier en question pour y entrer (7).
Une fois dans le dossier principal (dans l’exemple illustré, RH), la procédure est la même : il suffit de cliquer sur le bouton « Créer un dossier » (8), de nommer le sous-dossier (9) et de cliquer sur Créer (10). Une fois le sous-dossier créé, répétez la procédure autant de fois que nécessaire en cliquant sur le bouton « Nouveau dossier » (11).
Une fois la procédure terminée, la structure de dossiers est définie pour ce dossier principal (RH dans l’exemple).
En répétant cette procédure sur chaque dossier parent, vous obtenez la structure finale des dossiers de l’entreprise qui permet de commencer le stockage et le partage de fichiers.
Conclusion
La création d’une structure de dossiers pour le stockage des documents est une nécessité dans toute entreprise. Ce tutoriel décrit la marche à suivre pour créer une telle structure.
Au terme de cette procédure, il est possible que vous souhaitiez attribuer des permissions à des utilisateurs ou à des groupes afin de définir des restrictions d’accès à chaque dossier. Dans ce cas, consultez le tutoriel suivant :
Glossaire :
- Dossier : unité de stockage de base où sont stockées les informations.
- Espace partagé : ensemble ou structure de dossiers consultés par tous les utilisateurs d’une entreprise.
