Comment créer une structure de dossiers dans votre environnement de Stockage en ligne

Découvrez comment créer une structure de dossiers de base dans un environnement Stockage en ligne en quelques étapes seulement : accédez au service et configurez la structure.

Aujourd’hui, toute entreprise doit, au minimum, mettre en place une structure de dossiers de base pour pouvoir gérer et organiser toute la documentation qu’elle traite. Ce tutoriel décrit la procédure de création d’une telle structure sur la plateforme Jotelulu, en simulant l’activité d’une entreprise fictive comportant plusieurs départements.

 

Comment créer une structure de dossiers dans votre environnement Stockage en ligne ?

 

Configuration ou conditions préalables

Pour mener à bien ce tutoriel et définir une structure de dossiers dans un environnement Stockage en ligne, vous devez remplir les conditions préalables suivantes :

 

Étape 1. Accédez au service Stockage en ligne

Dans le tableau de bord initial, cliquez en haut de la carte Stockage en ligne (1).

Étape 1. Accédez à l’environnement Stockage en ligne à partir du tableau de bord principal

Une fois l’abonnement Stockage en ligne ouvert, accédez à la sous-section Structure (2) dans le menu de gauche de la plateforme et cliquez sur Démarrer (3) pour lancer la procédure.

Étape 1. Accédez à la sous-section « Structure » de l’abonnement Stockage en ligne

Étape 2. Nommez et créez des dossiers

Pour créer une structure de dossiers, nommez-la (4) puis cliquez sur Créer (5). Une fois le premier dossier créé, créez le suivant en cliquant sur le bouton « Nouveau dossier » (6).

Étape 2. Créez des dossiers dans votre environnement Stockage en ligne

Vous créez ainsi la structure principale de dossiers. Si vous souhaitez créer des sous-dossiers à l’intérieur de chaque dossier principal, il suffit de cliquer sur le dossier en question pour y entrer (7).

Étape 2. Créez des sous-dossiers dans un dossier principal de Stockage en ligne

Une fois dans le dossier principal (dans l’exemple illustré, RH), la procédure est la même : il suffit de cliquer sur le bouton « Créer un dossier » (8), de nommer le sous-dossier (9) et de cliquer sur Créer (10). Une fois le sous-dossier créé, répétez la procédure autant de fois que nécessaire en cliquant sur le bouton « Nouveau dossier » (11).

Étape 2. Répétez la procédure de création de dossiers dans un dossier déjà créé

Une fois la procédure terminée, la structure de dossiers est définie pour ce dossier principal (RH dans l’exemple).

Étape 2. Structure finalisée de dossiers et de sous-dossiers

En répétant cette procédure sur chaque dossier parent, vous obtenez la structure finale des dossiers de l’entreprise qui permet de commencer le stockage et le partage de fichiers.

 

Conclusion

La création d’une structure de dossiers pour le stockage des documents est une nécessité dans toute entreprise. Ce tutoriel décrit la marche à suivre pour créer une telle structure.

Au terme de cette procédure, il est possible que vous souhaitiez attribuer des permissions à des utilisateurs ou à des groupes afin de définir des restrictions d’accès à chaque dossier. Dans ce cas, consultez le tutoriel suivant :

 

Glossaire :

  • Dossier : unité de stockage de base où sont stockées les informations.
  • Espace partagé : ensemble ou structure de dossiers consultés par tous les utilisateurs d’une entreprise.

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