¿Cómo apostar por soluciones Cloud frente a un entorno On-premise? Descubre los argumentos que utilizan otras empresas de IT a la hora de comercializar servicios cloud en la micro y pequeña empresa, y demuestra cómo el cloud se posiciona como la mejor opción, en términos de precio, seguridad, usabilidad, flexibilidad y mantenimiento, cuando se compara con un entorno on premise.
Conocemos bien a la micro-pyme y sabemos lo difícil que es invitarles a probar cosas nuevas. También sabemos que el cloud es algo novedoso para muchas empresas de IT. Por todo esto, se ha creado un listado de explicaciones enfocadas en ayudar a la pequeña empresa de informática en la argumentación sobre las ventajas de los servicios en la nube.
Los argumentos son los siguientes:
- El entorno cloud es más económico que el entorno on premise.
- Financieramente la opción cloud es una modalidad menos arriesgada.
- El entorno cloud es más seguro que el on premise.
- La integración y usabilidad de los servicios cloud en remoto es muchísimo mayor.
- En términos de contratación y recursos, los entornos cloud son flexibles, los entornos on premise no.
- La dedicación en términos de mantenimiento es mucho menor en entornos cloud.
Veamos el detalle.
Comparativa Entorno en la Nube vs On Premise.
Sin duda, la mejor manera para argumentar que algo es mejor, es demostrándolo a través de una comparativa. De esta manera, se ha procedido a analizar ambas alternativas (entorno cloud frente a entorno on premise) a través de un caso de uso real, cuyas bases detallamos a continuación:
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Caso Real. Bases del análisis y la comparativa.
Una empresa (tamaño medio) ha decidido renovar su servidor, actualmente instalado en sus oficinas. Están en la disyuntiva de comprar otro servidor físico o subir el servicio a la nube.
A nivel técnico, se necesita configurar una máquina (Windows 2019) para una empresa de 8 usuarios. Los 8 necesitan el servidor para acceder a sus aplicaciones de siempre (programa de contabilidad (legacy), paquete de ofimática,…) y guardar archivos. Así mismo, necesitan conectarse de forma periódica en remoto y es muy posible que haya momentos en los que todos se conecten a la vez. El servidor a desplegar debe considerar unos mínimos de seguridad (firewall, backups, antivirus…) configuración (SO, terminal server, impresión en remoto) y mantenimiento a medio y largo plazo.
Se requiere un análisis pormenorizado para tomar una decisión y ver qué conviene más un entorno físico o uno en la nube.
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Una vez claras las necesidades, se plantean dos alternativas:
- Opción 1. Entorno On Premise. Servidor físico instalado en las oficinas.
- Opcion 2. Entorno Cloud. Servicios Cloud (Escritorio Remoto + Almacenamiento de Archivos).
Veamos la propuesta de dimensionamiento para cada una de ellas.
Opción 1. Servidor On-Premise (servidor físico):
Por un lado, se valora la compra de un servidor físico para instalar en la oficina. Dados los requerimientos iniciales, las características del servidor físico serán las siguientes:
[NOTA: Es importante tener en cuenta que en líneas generales, el dimensionamiento de este tipo de servidores (on-premise) se realiza pensando en el futuro, teniendo en cuenta posibles usos del servidor en lo próximos 5 años, y estableciendo las necesidades actuales como el punto de partida. Se tiende a sobredimensionar.]
Opción 2. Entorno Cloud con Escritorio Remoto (ER) y Almacenamiento de Archivos en la nube (AN).
Por otro, se plantea la contratación de dos servicios cloud que permitan acceder a las aplicaciones y archivos del cliente desde cualquier sitio:
- Escritorio Remoto (ER):[Servidor virtual Windows con conexiones rdp (tsplus) pre-confiruadas]
- Almacenamiento de Archivos en la Nube (AN): [NAS]
En detalle, el dimensionamiento del entorno cloud propuesto tendría las siguientes características:
[NOTA: El dimensionamiento de ambos servicios está 100% ajustado y optimizado a las necesidades actuales. Al ser un entorno cloud, si surgiera la necesidad de ampliar, siempre se podría hacer un reajuste en tiempo real.]
Una vez definidos los entornos en la nube y físicos, sólo queda comparar.
Comparativa económica (precio):
Comparar los dos entornos (cloud vs on premise) en términos económicos, no es sencillo. Cada uno se contrata y paga de forma diferente. Por eso, se ha realizado una proyección del PVP a 5 años comparando la compra y mantenimiento del servidor físico en la oficina (amortizado en 5 años) frente recurrente mensual del entorno cloud.
- Entorno on premise: Inversión inicial de compra (CAPEX) + recurrente mensual (OPEX)
- Entorno cloud: Recurrente mensual (OPEX) asociado al uso de los servicios de ER y AN.
Dicho esto, el análisis a 5 años arroja el siguiente resultado:
[NOTA: el margen de beneficio establecido para el Hardware en el presente análisis es de un 10-15% (margen standard del sector). El margen de beneficio de los servicios cloud para este ejercicio es del 30%]
Argumento 1:
De primeras, sin entrar a valorar la seguridad, el mantenimiento o la usabilidad de cada uno de los entornos, la opción cloud es una solución más económica para el cliente final, concretamente un 11% más barata. No mucho, pero suficiente para posicionar al cloud como una alternativa más económica y que el cliente quiera seguir escuchando.
Argumento 2:
Compra frente a Pago por Uso. El servicio cloud no es sólo más barato, sino que además permite hacer un desembolso mucho más fraccionado, sin grandes inversiones iniciales. ¿Qué ocurre con un material comprado si antes de amortizarlo pierde su funcionalidad o se decide que ya no se utiliza más?
En la opción On Premise, casi el 60% del gasto total (proyección a 5 años) se desembolsa durante el proceso de compra. Financieramente, ¿tiene sentido asumir ese riesgo?
Comparativa en términos de seguridad:
Tras el precio, quizás la mayor barrera que se encuentra la pequeña empresa de informática a la hora de comercializar servicios en la nube es la seguridad. Al comparar estos dos entornos (cloud vs on premise) en términos de seguridad el argumentario está claro.
Argumento 3:Sin ninguna duda, el entorno cloud es mucho más seguro y aquí están las razones:
- Seguridad a nivel físico (instalaciones). El entorno cloud está repartido en varios Centros de Datos de máxima seguridad ubicados en España. Controles de acceso, seguridad 24h, controles ambientales de temperatura y humedad y protección contra incendios. En el caso del servidor on premise, ¿dónde lo tienen? ¿puede acceder a el cualquiera? ¿se podría incendiar o inundar?
- Cluster de Servidores Físicos y Geo-Redundancia. Al comprar un servidor e instalarlo en la oficina todo depende de la fiabilidad de ese Hardware. Si el servidor falla, el servicio deja de funcionar. En entornos cloud como el que se plantea (ER y AN), las máquinas virtuales forman parte de un cluster de servidores y están geo-redundadas en diferentes ubicaciones físicas (CPDs). Si el servidor cloud cayera, el servicio se levantaría en otro sin afectación.
- Tiempos de Restauración. ¿Qué ocurre si falla el Hardware? Entendemos que con un servidor on premise será necesario esperar al repuesto con el que arreglar la máquina, los tiempos de restauración rondarán uno, dos o tres días. En entornos cloud, también puede haber problemas, pero dada su naturaleza y arquitectura los tiempos de restauración se reducen a 20 o 30 minutos.
- Pérdida de datos. Lo normal en entornos on premise es realizar copias de seguridad diarias. De esta manera, en caso de fallo, se perderán los datos de las últimas 24 horas ya que el servicio se reestablecerá con el backup del día anterior. En entornos cloud como los de Jotelulu, la pérdida de datos se reduce a 1 hora (backups cada hora, con una retención de las últimas 5h).
- Seguridad perimetral. El 70% de los ciberataques en España están dirigidos a la pyme. A pesar de ello, la mayor parte de las pequeñas empresas no disponen de medidas específicas en terminos de cyberseguridad. Montar servidores físicos con tres capas de seguridad (VLAN + Firewall + IDS/IPS) está al alcance de muy pocas empresas (sobre todo si son pequeñas). Sin embargo, todas estas capas de seguridad son, por defecto, parte de servicios cloud como Escritorio Remoto (ER) y Almacenamiento de Archivos en la Nube (AN).
¿De verdad las empresas que siguen pensando que es mejor tener los datos en la oficina?
Comparativa a nivel de usabilidad:
¿Cómo de fácil es teletrabajar para el usuario final? ¿Es factible conectarse desde un Mac o una tablet Android? ¿Y si quiero imprimir o guardar archivos? Estas son algunas de las preguntas que la pequeña empresa hace cuando empieza a trabajar con entornos remotos.
Argumento 4:
Los entornos cloud implican intrínsecamente deslocalización y movilidad, y no hay que hacer nada, simplemente es parte del servicio. Los entornos on premise hay que prepararlos para conseguir una movilidad que no siempre se integra al 100%.
Algunos puntos a destacar entre el entorno cloud planteado (ER y AN) en la comparativa y el servidor físico en la oficina:
- Acceso al servidor. El acceso al servidor físico por parte de los usuarios es siempre el mismo (acceso por RDP). La solución cloud, sin embargo, permite no sólo conectarte al servidor a través de RDP sino que habilita la posibilidad de hacerlo también mediante un acceso HTML5. Acceso que abre un sinfín de posibilidades y permite la conexión desde cualquier sistema operativo y por tanto cualquier dispositivo (iOS, Linux, Android…).
- Integración de impresoras locales. Uno de los problemas clásicos al conectarse de forma remota a un servidor físico es la impresión. Generalmente, la integración de las impresoras locales (EasyPrint), es un verdadero quebradero de cabeza en los entornos on premise a los que se accede de forma remota. Entornos cloud como Escritorio Remoto (ER) utilizan el Driver de Universal Printer, pasarela que permite visualizar las impresoras locales de forma automática y consigue una integración total con el entorno cloud.
Comparativa en términos de flexibilidad:
¿Qué ocurre con el servidor físico si mañana hay que reducir la plantilla a la mitad? ¿Y si la empresa no hace más que crecer? No siempre controlamos las circunstancias (COVID, factores climáticos…), por eso la flexibilidad es importante.
Argumento 5:
En términos de contratación y recursos, los entornos cloud son flexibles, los entornos on premise no. La compra de un servidor conlleva una previsión a largo plazo y una amortización. Una vez hecha la compra, esos son los recursos con los que cuentas, independientemente de las circunstancias. Cualquier entorno cloud es diferente, el pago por uso permite el aumento y la disminución de los recursos en tiempo real, lo que favorece la adaptabilidad de la empresa y su proyección a largo plazo.
Comparativa en términos de mantenimiento y dedicación:
¿Cuánto cuesta (en horas) instalar y mantener un servidor físico? ¿Alguien ha hecho ese cálculo? ¿En quién repercute realmente ese coste?
Argumento 6:
La instalación, gestión y mantenimiento de los servicios cloud se cuenta en horas/año, los servicios on premise en días o a veces incluso semanas.
El entorno on premise planteado en la comparativa necesita de mucho trabajo para cumplir con los requisitos básicos planteados por el cliente:
- Instalación y Mantenimiento del Servidor y su Sistema Operativo.
- Instalación y Mantenimiento del sistema Terminal Server.
- Configuración del Firewall.
- Configuración de la VPN.
- Gestión e integración de las impresoras locales.
- Configuración y gestión de copias de seguridad.
- Atención de todas las incidencias ya sean de Nivel 1 como de Nivel 2.
- …
Los servicios cloud planteados en este ejercicio (ER y AN) prácticamente no necesitan de nada de esto. Procesos de despliegue automatizados, configuraciones por defecto y servicio de soporte Nivel 2 cubierto. Sin duda, a nivel de gestión y mantenimiento los servicios cloud de la comparativa requieren de mucha menos dedicación y esto siempre acaba repercutiendo en el cliente final.
Apostar por soluciones Cloud. Un argumentario para comercializar servicios en la nube
Plantear un cambio a la micro y pequeña empresa es muy complicado. Si, además, tienen la sensación de que están perdiendo el control, olvídate. Saber expresar de forma clara y detallada las ventajas de una nueva solución puede ser diferencial en el proceso de venta de cualquier tipo de servicio. En la comercialización de servicios IT más.
Por todo esto hemos creado este post, porque sabemos que te puede resultar de gran ayuda a la hora de comercializar servicios en la nube.
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