Descubre cómo una empresa puede establecer permisos en su entorno de Almacenamiento de Archivos de manera que cada usuario tenga visibilidad sobre una serie de carpetas y documentos predeterminados. Proceso sencillo y en dos pasos: acceso al entorno de Almacenamiento de Archivos y configuración de los permisos.
Actualmente las empresas gestionan y almacenan mucha información. La mayor parte de esa información no es confidencial y puede ser visualizada y gestionada por todos los empleados de la organización. Sin embargo, siempre existe información de carácter confidencial que sólo puede ser visualizada y gestionada por unas personas y/o departamentos en concreto. Establecer permisos y restringir el acceso a carpetas y documentos, en estos casos, es fundamental.
Antes de comenzar con este tutorial hay acciones que deben llevarse a cabo. De esta manera, para poder completar todos los procesos detallados en este procedimiento será necesario:
El proceso comienza una vez el usuario se encuentra en el dashboard inicial y accede a la card de Almacenamiento de Archivos (1) haciendo clic sobre la parte superior de la misma.
Una vez dentro de la suscripción de Almacenamiento de Archivos se accede a la subsección Estructura (2) localizada en el menú izquierdo de la plataforma y a través de la línea de tres puntos (presente en el margen derecho) de cada carpeta se accederá a la gestión de permisos (3) de la misma.
Tras acceder (carpeta de RRHH, en nuestro ejemplo) a la carpeta se procederá con la gestión de permisos a través del botón “Añadir Permisos” (4).
Una vez dentro de la gestión de permisos de la carpeta elegida (ejemplo RRHH) el primer paso será elegir los usuarios o grupos de usuarios (5) que tendrá acceso al contenido de dicha carpeta, luego se determinará el tipo de permisos (6): visualizar, editar o control total y por último se especificará si esos permisos deben aplicarse sobre todas las subcarpetas y ficheros (7) incluidas en la carpeta elegida. Tras la selección simplemente se deberá proceder a aplicar los permisos definidos (8).
Tras todo esto tendremos configurados los permisos definidos para la carpeta elegida. Si se quisiera proceder a añadir más permisos sobre la misma carpeta, simplemente habría que hacerlo a través del botón “Añadir permisos” (9) y repetir el proceso con los nuevos permisos y usuarios o grupos de usuarios seleccionados.
Si lo que se necesitase es trabajar con los permisos de otra carpeta habría que dirigirse a la sección Estructura (del submenú de la izquierda) de nuevo y repetir el proceso pero con una carpeta diferente.
La gestión de permisos sobre carpetas permite establecer que puede ver o gestionar cada usuario o grupo de usuarios, de manera que pueda gestionarse la información confidencial sin problemas. El presente tutorial explica todo el proceso para crear dichos permisos y poder así plantear un entorno de Almacenamiento de Archivos profesional y fácilmente gestionable.
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