Descubre cómo dar de alta una Centralita Virtual para profesionalizar la atención telefónica de tu empresa en dos pasos: configuración de tu centralita y acceso al servicio.
La convergencia de voz y datos ya está aquí. Además, la movilidad real en el puesto de trabajo se ha convertido en una necesidad que muchas empresas quieren tener cubierta. En base a todo esto, Jotelulu ha desarrollado Centralita Virtual, una solución de VoIP que permite profesionalizar la atención telefónica de cualquier empresa a la vez que facilita el acceso al teléfono fijo de la compañía desde cualquier lugar.
Para completar de forma satisfactoria este tutorial y poder dar de alta un servicio de Centralita Virtual se necesitará:
El proceso comienza una vez el usuario se encuentra en el dashboard inicial (en el ejemplo, un dashboard vacío). A través del desplegable superior «Servicios» (1), del botón “Nuevo Servicio” (2), o la card de “Añadir Servicio” (3) se podrá seleccionar el icono de Centralita Virtual y comenzar el despliegue.
Una vez en se ha seleccionado el servicio Centralita Virtual, se procederá a dar el alta el mismo a través del botón “Comenzar”.
Una vez en el Wizard de despliegue de la Centralita, el primer paso es “Definir las Extensiones” lo que implica asociar cada usuario a su extensión correspondiente (4).
Para ello se debe introducir el número de la extensión (ej. 106), seleccionar el usuario (ej. Guillermo Puello Hernández) y determinar el nombre que se mostrará para dicha extensión (ej. Guille P.). Una vez metida la información es necesario pulsar el botón de “Crear” (5) para registrar la extensión de forma definitiva.
Una vez se hayan creado todas las extensiones se deberá clicar sobre el botón “Siguiente” (6) para continuar con el proceso de configuración.
Tras asociar las extensiones con los usuarios se procederá a la “Creación de Grupos”. Este paso permite crear agrupaciones de extensiones para que reciban llamadas a modo de departamento (Ventas, Compras, Atención al cliente…).
De esta manera, se creará el grupo (7) introduciendo un número de extensión para dicha agrupación (ej. 503), el nombre descriptivo de dicho grupo (ej. Atención al cliente) y eligiendo el conjunto de extensiones que lo forman [ej. 103 (Fer), 105 (Miguel P.) y 106 (Guille P.)].
Una vez se ha introducido toda la información se presionará el botón de “Crear” (8) y de esta manera se registrará el grupo. Pulsa “Siguiente” (9) una vez tengas los grupos registrados.
Una vez se han creado los grupos, el siguiente paso es la gestión de todo lo referente a la «numeración» (ej. un número de cabecera tipo 91 133 37 10).
De esta manera, se debe elegir (10) entre contratar un nuevo número de cabecera, realizar la portabilidad de un número que ya se tenga o saltarse este paso no asignando ninguna numeración. Si opción elegida es nuevo número o portablilidad, el siguiente paso es introducir los datos necesarios para llevar a cabo cualquiera de las dos opciones y presionar el botón (11) para guardarlos.
Si se quiere seguir con el proceso de alta y configuración de la centralita será necesario presionar el botón de “Siguiente” (12).
Tras haber gestionado la numeración, el siguiente paso es establecer el horario de atención de la empresa y «Definir el Calendario y Franjas Horarias» dentro de la centralita. Para ello, primero se debe elegir el calendario laboral de la provincia donde está ubicada la empresa (13) y luego se deben definir las franjas horarias (14) en función de la jornada laboral y las horas de atención de la compañía.
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EJEMPLO.
Empresa ubicada en Madrid con diferentes jornadas de invierno (de lunes a jueves de 08:00 a 18:00 y viernes de 08:00 a 15:00) y verano (de 08.00 a 15:00 durante Julio y Agosto). Para este caso, será necesario:
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De esta manera, se generaran diferentes franjas (14), seleccionando los datos pertinentes y presionando el botón “Crear” (15) para añadir cada una de ellas.
Para continuar con el proceso es necesario pulsar el botón “Siguiente” (16).
Tras la creación del calendario, se pasa a establecer el Menú de Operadora y las Locuciones. El menú de operadora permite automatizar la recepción de llamadas haciendo que el marcaje de un número en el dial pad (los botones) del teléfono redirija la llamada, la cuelgue, active el buzón de voz, etc… Dado que este punto tiene varias opciones se procede a desglosar esta sección en 4 subpuntos:
Una vez el Menú de Operadora se ha establecido, están las Locuciones. Esta subsección del asistente de despliegue permite introducir locuciones personalizadas al presionar (21) sobre el campo “Nueva Locución”.
Al clicar, surge una modal que permite crear cada locución identificándola con un nombre y facilitando 3 posibles opciones para subirla a la centralita:
Tras subir la locución, simplemente habrá que guardarla (22) para que aparezca registrada con el resto de locuciones.
Una vez gestionados el Menú de Operadora y las Locuciones, el siguiente paso dentro del asistente es el que determina el Flujo de las llamadas. Es decir, permite determinar que hacer con toda llamada que entre al número contratado/portado (23) y pase el filtro del calendario (24)…
… y si cumple y está dentro del horario establecido (25), entonces se determinará que ocurre con la misma seleccionando una acción a realizar (27) (ej. enviar al Menú de Operadora).
Mientras que si no cumple, es decir, está fuera del horario establecido en el calendario (26) se deberá elegir otra acción (28) para tratar esa llamada (ej. enviar al Buzón de Voz).
Una vez el flujo está claro y se presiona el botón de siguiente (29), se pasará al séptimo y definitivo paso, la personalización.
La personalización de la centralita permite aplicar la marca blanca sobre el dominio SIP que se utilizará al registrar las extensiones en un softphone o terminal físico. Al personalizar este dominio, por defecto jotelulu.cloud, se modificará (30)en función de lo que establezca el partner al introducir un CNAME y un registro SRV.
[NOTA: No olvidar que una vez se hayan introducido el CNAME y el registro SRV será necesario darlos de alta en la zona DNS correspondiente.]
Al presionar el botón “Finalizar” (31) la plataforma lanzará el despliegue de la centralita con la configuración establecida.
NOTA: Es importante tener en cuenta que toda esta configuración, no es definitiva, es 100% modificable tras el despliegue del servicio.
Los usuarios podrán acceder desde cualquier sitio y dispositivo al servicio de centralita simplemente haciendo un Log in en el portal de usuario (32) [https://portal.xxxxx.com].
Donde los usuarios dispondrán del webphone (33) además de su servidor de aplicaciones y el servicio de almacenamiento de archivos.
El proceso de alta del servicio de Centralita Virtual permite el despliegue de todo un sistema de VoIP en muy pocos pasos y totalmente guiado a través del asistente virtual.
Si lo que has leído hasta ahora te ha resultado interesante y quisieras profundizar más sobre las características y funcionalidades de este servicio, es posible que los siguientes tutoriales te interesen:
Esperamos que este tutorial te haya ayudado. Eso sí, si necestiaras más información o ayuda en el despliegue, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo técnico a través de plataforma@jotelulu.com o el 91 133 37 10. ¡Muchas gracias!
