Acompáñanos en este artículo en el que trataremos uno de esos “pains” a los que se enfrenta toda pyme, el por qué gestionar y desplegar un Disaster Recovery es tan complicado o es tan doloroso.
Cuando hablamos de DR o Disaster Recovery (alineado con la ISO 22301), que es como solemos hablar de la recuperación frente a desastres o recuperación de desastres, la mayoría de las empresas y sobre todo aquellas que no tienen un gran presupuesto anual como pueden ser las pymes empiezan a temblar, bien porque no tienen ningún tipo de plan o porque el que tienen es terriblemente endeble y quizá no lo hayan probado nunca.
A lo largo de este artículo vamos a presentar una serie de ideas de por qué tenemos esa falsa percepción de que poner en marcha un plan de gestión de recuperación ante desastres es tan complicado, por no decir doloroso.
¿Por qué el Disaster Recovery es tan doloroso?
La percepción de la pyme sobre el Disaster Recovery:
Cuando nos ponemos a investigar sobre la percepción que tienen las pequeñas y medianas empresas sobre el DR o recuperación ante desastres, nos encontraremos un montón de información muy poco halagüeña. De hecho, ya pudimos ver en el artículo Qué es y por qué necesitamos Disaster Recovery la resistencia en este sentido que se producen dentro de las pymes, tanto en el nivel gerencial como en el técnico.
A continuación vamos a ver los cinco puntos clave de que se perciben como “pains” en las pymes a la hora de implantar cualquier medida encaminada al DR.
Tal como hemos dicho, hay muchas razones por las que las pequeñas empresas pueden tener reticencias o incluso miedo a implementar un plan de recuperación ante desastres (DR, por sus siglas en inglés). De ellos, hemos unificado los cinco más representativos, presentándolos de manera sencilla para refutarlos posteriormente.
- 1: La implementación es muy cara: Muchas empresas tienen la falsa sensación de que los costos iniciales son extremadamente elevados y que, por supuesto, ahí no acaba la cosa, sino que tienen un coste muy elevado de mantenimiento y operación. Dentro de esta valoración se dice que el hardware y software necesarios son muy caros, los técnicos especializados son igualmente caros y por supuesto no se puede llevar a cabo sin contar con consultores especializados.
- 2: Son sistemas increíblemente complejos: El desconocimiento de muchos usuarios y empresarios hace que se tenga la falsa sensación de que los sistemas de recuperación ante desastres son terriblemente complejos. Esto hace que se tenga miedo de cometer errores en el despliegue de estos sistemas que se transforme en una perdida elevada de recursos y capital.
- 3: Falta de recursos internos: Las empresas pequeñas y medianas suenen tener un personal muy ajustado, por no decir lo que todos pensamos: que hay menos personal del que debería haber por no disponer de suficiente capital. Además, usualmente se piensa que el personal que se encuentra en nómina no dispone ni de los conocimientos ni de la experiencia necesarios. Por ello, la empresa no es capaz ni de diseñar ni de implementar unos sistemas de DR y por supuesto, si los tuviera, tampoco sería capaz de mantenerlos.
- 4: Falta de tiempo: Si la empresa no dispone del personal necesario y tiene que operar con menos personal del que sería necesario por la falta de recursos expuesta en el punto anterior, no vamos a hablar de la falta de tiempo, ¿no? ¿Cómo vamos a ponernos a perder el tiempo en algo que tal vez no suceda, si no tenemos tiempo ni de hacer lo que es realmente urgente para el día a día de la empresa?
- 5: Hay que distinguir lo urgente de lo importante: La empresa se ve devorada por la vorágine de actuaciones, intervenciones y actualizaciones continuas, en las cuales se tiene tal velocidad de cambios y operativas que es imposible pararse a “perder el tiempo” para llevar a cabo una implementación de un DR. Bastante tenemos con realizar las actividades urgentes de la empresa como para pararlo todo y hacer algo que no sabemos si realmente es importante para la empresa.
En todos estos puntos, hay un tufillo común que se puede detectar, es el de “para qué voy a hacer nada de esto si a mi no me va a pasar”. Sí, es esa misma sensación que es posible que muchos de los lectores experimentaran en algún momento de su niñez, esa sensación de que podías hacerlo todo, podías arriesgarte y hacer cualquier barbaridad porque no nos podía pasar nada. Algo así es lo que piensan muchas pymes, quizá porque piensen que son objetivos pequeños a los que no van a atacar, pero es una percepción de anualmente cuesta cientos de millones.
Ya tenemos claros los “dolores” ¿Cómo los tratamos?
Todas estas percepciones que tenemos en las pymes deben ser atajadas de la misma manera que otros problemas relacionados con la seguridad, con la formación y la concienciación de los integrantes de la empresa, especialmente aquellos que ocupan puestos gerenciales.
Lo primero que debemos tener claro es que un plan de recuperación de desastres es fundamental en toda empresa para asegurar la supervivencia de la misma y la continuidad de nuestra empresa en caso de materializarse una catástrofe de la índole que sea que cercene la correcta operación de muestra empresa, especialmente en las líneas core del negocio.
Una vez dicho esto, vamos a hablar de los distintos dolores expuestos anteriormente mientras proponemos una posible solución o argumentación para ayudar a entender que el DR no es algo tan infernal como muchos creen.
- 1: La implementación es muy cara: ¿Es realmente tan caro implementar Disaster Recovery en una pyme? Bueno, como siempre, la respuesta apropiada sería un “depende”. Si lo que queremos es replicar al 100% todos los servicios y todos los sistemas, flujos de trabajo, etc., puede ser caro, pero si lo que queremos es mantener el servicio en un nivel aceptable mientras recuperamos la operación normal de los servicios habituales no tiene que ser tan caro, por lo que en realidad la respuesta debería ser un “no”. La recomendación es que se evalúen los procesos de trabajo, los sistemas y los servicios en busca de aquellos que son más importantes para la empresa y aquellos que tengan más impacto en el correcto funcionamiento de la empresa. A partir de ahí, debemos diseñar unos planes de contingencia para permitir que los flujos de trabajo puedan desviarse a un entorno de trabajo adicional que sustituya la producción para garantizar su supervivencia.
- 2: Son sistemas increíblemente complejos: Los sistemas son tan complejos como los originales, por lo que si el equipo ha sido capaz de hacer la línea de producción original debería ser capaz de crear el servicio capaz de sustituir al que normalmente opera. Por otro lado, la forma en que se desencadena la evacuación de recursos al plan de contingencia puede depender, puede ser algo tan complejo como un sistema automatizado basado en scripts o en sistemas de orquestación, pero también pueden ser un simple técnico evacuando los servicios manualmente. Esto es algo que dependerá de nuestras capacidades técnicas y económicas.
- 3: Falta de recursos internos: Tal como he comentado en el punto anterior, los técnicos que operan comúnmente nuestros sistemas deberían ser capaces de crear y operar los sistemas de respaldo que se activaran durante el DR, con lo que ya debemos suponer que los recursos internos están presentes en la empresa. A pesar de ello, siempre recomendaremos la formación continua de los técnicos para mantenerlos actualizados a las últimas tecnologías y motivados en el trabajo; después de todo a nadie le gusta sentirse como un dinosaurio esperando convertirse en fósil.
- 4: Falta de tiempo: Este si que es un problema realmente importante y que va ligado al siguiente punto. Siempre vamos hasta arriba y debemos tener un tiempo reservado para tareas de actualización y mejora, de lo contrario llegará el susto y puede que sea un susto del que la empresa no sea capaz de despertar. Se debe tener el apoyo de la dirección del departamento de TI y de la dirección de la empresa para que se destine un tiempo especialmente reservado para la implementación y mantenimiento de sistemas de recuperación frente a desastres.
- 5: Hay que distinguir lo urgente de lo importante: Hay estudios que dicen que el 80% del tiempo de operación de los técnicos y administradores se dedica a solventar tareas que podrían solventarse con mejoras, automatizaciones, etc. Por esta razón, se puede invertir un tiempo en mejoras para eliminar esos costos de tiempo y operación, para así ayudar a optimizar los recursos y poder dedicar esos recursos a planificar, implementar y mantener planes de mejora y planes de DR.
Conclusiones
Tal y como hemos visto en el artículo por qué el Disaster Recovery es tan doloroso, se pueden desmitificar todas esas falsas creencias que recubren de neblina el DR o planes de recuperación ante desastres.
Con los mismos recursos pero con una nueva organización de estos podemos conseguir que el equipo mejore la infraestructura, la haga más resiliente y permita la supervivencia de esta sin grandes impactos en el servicio.
Para ello se necesitará siempre por encima de todo la colaboración y el compromiso de la gerencia de la empresa. De igual manera, se necesitará la mejora continua tanto de los servicios como del personal técnico a través de la formación y la reserva de tiempos para implementar los planes de DR.
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