Los 4 puntos a valorar por todo SysAdmin al implementar el teletrabajo en su empresa

Análisis de las cuatro áreas básicas que debe tener cubiertas todo Administrador de Sistemas a la hora de implementar el teletrabajo en su empresa. 

El teletrabajo se está implementando a marchas forzadas en todo tipo de organizaciones. La responsabilidad final de que esta transición se lleve a cabo de forma rápida, eficiente y segura depende del Administrador de Sistemas. Aquí dejamos una guía con los cuatro puntos que todo SysAdmin debe tener en mente a la hora de afrontar esta transformación.

No sabemos cómo va evolucionar todo dadas las circunstancias, pero hasta hace bien poco el teletrabajo ha sido una práctica minoritaria en la mayor parte de las empresas españolas. Esto es un hecho. Según el INE, hasta hace unos meses, sólo el 4,5% de los empleados españoles afirmaba teletrabajar, al menos de forma ocasional desde casa. Un dato que según parece va a cambiar radicalmente en las próximas semanas.

En base a lo que sabemos (o nos cuentan), el coronavirus está cambiando la situación, y cada vez son más las empresas que están tratando de implementar el trabajo a distancia. Eso sí, ¿alguien se ha parado a pensar lo que supone llevar a cabo un cambio de este tipo para el equipo de IT? Valorar las múltiples dependencias, analizar posibles nuevas brechas de seguridad, revisar las características del hardware actual, considerar posibles nuevos softwares a utilizar… Esto es un proceso de meses no de días o semanas.A nivel un poco más general, sin entrar en las características y dependencias específicas de cada empresa, los Equipos de IT deben tener en mente ciertos aspectos para que la implementación del teletrabajo no se convierta en un problema. En este post recopilamos diferentes soluciones a modo de resumen. 

4 puntos a tener en cuenta si eres Administrador de Sistemas y vas a implementar el teletrabajo:

1. Acceso a aplicaciones y archivos desde cualquier sitio de forma segura.
2. Comunicación continua e ininterrumpida a nivel interno y externo.
3. Conexión a internet.
4. Seguridad.

 De esta manera, los equipos de IT deben valorar diferentes soluciones a nivel tecnológico (servicios de informática y comunicaciones) para poder hacer frente a cada uno de los puntos detallados.  

Aplicaciones y Archivos accesibles:

​Para poder trabajar en remoto y tener movilidad real es necesario poder acceder a toda la información en todo momento. El acceso a Aplicaciones y Archivos se vuelve fundamental y por eso el SysAdmin debe plantear soluciones que cubran esta necesidad. Actualmente existen diferentes maneras de hacerlo:

• Herramientas de Acceso Remoto: Una manera con la que acceder a los archivos y aplicaciones de tu empresa es conectándote remotamente a tu ordenador de la oficina o directamente al servidor de la empresa a través de una herramienta Remote Desktop. Cuando se hace esto, se crea una configuración que simula que estás accediendo a dicho dispositivo como si estuvieras en la oficina aunque en realidad lo estás haciendo desde casa. Actualmente existen múltiples soluciones que permiten trabajar de esta manera (algunas gratuitas son: AnyDesk, Connectwise, Remote Utilites, Chrome Remote Desktop…), aunque todavía hay muy pocas que ofrezcan una experiencia de uso realmente integrada y fluida lo que hace que muchas veces esta opción resulte una solución interesante de forma puntual pero poco funcional para ser utilizada de forma continua.

• Tecnología Terminal Server: La tecnología Terminal Server permite acceder a un servidor y trabajar con las aplicaciones que éste tiene instaladas desde diferentes terminales remotos. De esta manera, diferentes usuarios pueden acceder a las mismas aplicaciones y archivos desde cualquier sitio y dispositivo de forma totalmente integrada, haciendo que la sensación de trabajar dentro y fuera de la oficina sea prácticamente la misma. Muy utilizada en empresas con varias sedes son Citrix o Remote Desktop Service (RDS). Asimismo, Escritorio Remoto es una muy buena solución para el teletrabajo si lo que se necesita es incrementar la movilidad (creando un espacio de trabajo digital), favorecer la experiencia de usuario, mantener las aplicaciones propias de la empresay no invertir demasiado en los procesos de implementación.

• Aplicaciones SaaS: La idea de trabajar directamente en la nube es una opción más, utilizar herramientas (CRM, ERP,…) en modalidad SaaS y servicios de almacenamiento cloud es probablemente la forma más sencilla de facilitar el trabajo remoto y el acceso desde cualquier sitio, pero muchas veces requiere de procesos de integración, adaptación y cambio largos. A nivel de aplicaciones, actualmente hay un sinfín de opciones SaaS al igual que ocurre con servicios de almacenamiento en la nube  MS OneDrive, Dropobox Business o Google Drive, permiten editar online, gestionar versiones y en definitiva colaborar con todo tipo de usuarios en tiempo real. Alguno de estos servicios en su versión más Enterprise u otras soluciones más enfocadas en la empresa (Almacenamiento de Archivos de Jotelulu), permiten además, la gestión de permisos y la integración total con entornos locales y remotos entre otras muchas funcionalidades.

• Acceso al servidor de la empresa a través de una conexión VPN: Si lo que no se quiere es utilizar una solución de terceros, quizás establecer una conexión VPN entre el ordenador de cada usuario y el servidor de la empresa sea la mejor opción. Posiblemente, de entre todas las opciones establecidas ésta sea la que aporta un mayor control, pero a la vez es muy probable que sea la más costosa a nivel económico y de mantenimiento.    

Comunicación continua a nivel interno y externo:

Otro de los puntos a tratar es la comunicación, necesaria no sólo para conectar con los clientes, sino para atender a reuniones internas o comunicarse con compañeros. Actualmente existen diferentes soluciones para mantener una comunicación fluida dentro y fuera de la compañía independientemente de la ubicación de sus trabajadores. La elección de una u otra solución de comunicaciones depende de la empresa, su operativa interna y la forma en la que interactúan sus empleados. Posibles soluciones (con sus respectivas funcionalidades) a tener en cuenta de cara al teletrabajo son:

• Telefonía IP: Una de las ventajas de este tipo de telefonía de cara al teletrabajo es la posibilidad de poder recibir y realizar llamadas desde cualquier dispositivo (como ordenadores, tablets…) a través de un softphone. De esta manera, se pueden gestionar llamadas que entren a un número en concreto (DDI de la empresa, por ejemplo) desde la oficina, la casa, o cualquier otra ubicación, evitando depender de un terminal físico (teléfono fijo). Esta pequeña funcionalidad (entre otras muchas) permite poder atender a los clientes/proveedores (y gestionar sus llamadas) sin necesidad de estar físicamente anclados a la oficina.

• Mensajería Instantánea Profesional: Existen múltiples soluciones Enterprise que permiten agilizar la comunicación entre departamentos y empleados a la vez que resultan geniales de cara al trabajo remoto. Slack, ChatWork, CA Flowdock o Stride entre otros, son soluciones SaaS que permiten fomentar una comunicación fluida y compartir archivos en tiempo real siempre desde un entorno seguro (sesiones encriptadas).

• Video conferencias: Si el problema del teletrabajo es no ver a la gente cuando te reúnes con ella o mostrarles en tiempo real tus avances y propuestas, existen múltiples soluciones gratuitas (Google Hangouts, Join.me, Skype…)  y de pago (Skype Business, Webex o Zoom)  que consiguen hacer de la experiencia remota algo mucho más cercano y fácil.     

Conexión a internet

Por muy obvio que parezca, la conexión a internet lo es todo, cuando desde una empresa se valora trabajar desde casa. Por eso conectarse de forma fluida y segura es algo fundamental.

Con respecto a la fluidez/rapidez de la conexión, es importante que el teletrabajador y/o su equipo de IT tenga en mente un par de cosas:

• Testear la velocidad de conexión. Tests de conexión simples como Google Fiber o SpeedTest.net ayudan a confirmar las velocidades de carga y descarga de la conexión y el wifi.

• Señal wifi. Es posible que el lugar de trabajo diste del lugar donde se ubica el router y que por tanto la señal wifi en el lugar de trabajo no sea óptima. Si fuera así, se deben valorar opciones como los Access Point (para la ampliación de la señal wifi, Ubiquiti Unifi es una buena opción) o los PLC [Power Line Comunications, tecnología que utiliza la línea de transmisión de energía eléctrica convencional para la transmisión de señales de comunicación (como TP-Link)] como las mejores opciones a valorar.

Seguridad al implementar el teletrabajo

Actualmente, en lo relativo a la seguridad en el tránsito de datos, las dos posibilidades que más aseguran el tránsito de toda esta información de forma protegida son:

• Trabajar al 100% con servicios web (SaaS) o entornos remotos seguros que certifiquen la gestión y el tránsito de la información de forma encriptada a través de un acceso web seguro [Certificados SSL (https://)].
• Contar con túneles VPN/MPLS que permitan el tráfico de la información entre el domicilio y la empresa de forma cifrada.

 En lo relativo a la seguridad en el puesto de trabajo fuera de la oficina. 

• Asegurar que la red wifi es segura. Es importante que no existan dispositivos desconocidos conectados a la wifi del teletrabajador. Cambiar la clave de la misma de forma regular y gestionar la configuración de red son acciones que se deberían llevar a cabo de forma conjunta entre el empleado que trabaja en casa y el equipo de IT.

• Cifrado de dispositivos. Teletrabajando la seguridad física de la oficina no existe, por eso es imprescindible que el disco duro de los dispositivos (sobre todo portátiles) se encuentren cifrados en caso de pérdida o robo.

• Sistemas Operativos actualizados. Una de las medidas clave para evitar vulnerabilidades de seguridad (no sólo en situación de teletrabajo) es simplemente mantener los sistemas operativos de todos los dispositivos remotos actualizados.

• Políticas de seguridad a través de un dominio. Es importante que todos los equipos en régimen de teletrabajo sigan las mismas pautas que aquellos que están en las oficinas, por eso se debe contar con un servidor de dominio que obligue a esos dispositivos a seguir las reglas de seguridad establecidas en la empresa.

 Estamos seguros de que todos los Equipo de IT están, en estos momentos, valorando estas y otras muchas medidas de cara a asegurar un perfecto funcionamiento de sus compañías de cara al teletrabajo. Simplemente queríamos plasmarlas en algún sitio por si pudiera ayudarle a alguien dadas las circunstancias.